PowerPoint schafft Kommunikationswege (ab)

Ob in Meetings, Konferenzen oder Vorträgen – PowerPoint ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Nahezu jedes Meeting und ein Großteil der Kommunikation wird mittlerweile mit Hilfe von PowerPoint gestaltet. Doch sind wir damit wirklich so effektiv und effizient, wie wir möchten? Wie gut sind PowerPoint-Präsentationen als Informations- und Entscheidungsgrundlage geeignet? Verschiedene Studien haben sich aus wissenschaftlicher Perspektive mit den Effekten von PowerPoint auf unsere Kommunikation beschäftigt.

Seit der Einführung des Präsentationsprogramms in den 1990er haben sich Menschen daran gewöhnt, Informationen in Bulletpoint- Listen und Schlagworten aufzubereiten, animiert darzustellen und dem Adressaten eine schnelle Erfassung dieser zu ermöglichen. Genauso lange formulieren „Kritiker“ bereits die Schattenseiten von PowerPoint: Gezwungenes Formulieren von komplexen Zusammenhängen als kurze, meist unzureichende Stichpunkte, sowie das Verwenden graphischer Darstellungen um über schwache Analysen hinwegzutäuschen. Die Argumentationslinien seien oft durch Gestaltungselemente vorgegeben – Improvisation, Abschweifung und Erfindergeist während eines Vortrags würden dadurch gehemmt (Gabriel, 2008).

Bekannter Vertreter der kritischen Stimmen ist der US-amerikanische Informationswissenschaftler Edward Tufte. Er stieß im Jahre 2003 die Diskussion darüber an, ob PowerPoint das Format unserer Präsentationen wichtiger mache als ihren Inhalt. Dies illustriert er mit dem fatalen NASA Columbia Desaster aus dem Jahre 2003. Techniker bei der NASA nutzen PowerPoint zu Dokumentationszwecken ihrer Arbeit – der entscheidende, den Unfall auslösende Fehler wurde als Stichpunkt in der vierten Ebene genannt und seine Bedeutung dadurch womöglich unterschätzt (Presidential Commission On Space Shuttle Challenger & Rogers, 1986). Die Folgen waren tödlich. Hier wird deutlich: Das Verpacken von komplexem Wissen in Stichpunkten kann problematisch werden, wenn PowerPoint für Zwecke genutzt wird, die über die ursprüngliche Verwendung, nämlich die der Face-to-Face Präsentationen, hinausgeht. Übertragen auf den Unternehmenskontext: PowerPoint-Präsentationen stellen oft ein wesentliches Endprodukt von Projektarbeiten dar. Als Abschluss werden diese Ergebnisse dann – auch mithilfe von PowerPoint – präsentiert. Also stellt sich die Frage, wie hoch die Qualität von Managemententscheidungen sein kann, die auf Basis zwar attraktiver, aber unergiebiger Stichpunkte ohne tiefergehende Erläuterungen getroffen werden (Kaplan, 2011; Presidential Commission On Space Shuttle Challenger & Rogers, 1986)?

Einen hohen Stellenwert hat PowerPoint auch in der Beratungsbranche – in der Tat gehört die Erstellung und Präsentation von PowerPoint-Folien zum Berateralltag. In einer Studie von Schoeneborn (2013) untersucht der Wirtschaftswissenschaftler die Verwendung von PowerPoint in einem internationalen Beratungsunternehmen mithilfe der Analyse zahlreicher Dokumente und der Durchführung von Mitarbeiterinterviews. Auch hier werden PowerPoint-Präsentationen vorwiegend als Unterstützung von Face-to-Face Kommunikation mit Kunden sowie zur internen Kommunikation, wie zum Beispiel zur Projektdokumentation verwendet. Diese Projektdokumentationen erfüllen leider nur selten ihren Zweck – nämlich den des projektübergreifenden Lernens und Austausches. Schoeneborn stellte fest, dass die starke Zusammenfassung und die knappen Formulierungen – typische Merkmale von PowerPoint zu Präsentationszwecken – es fast unmöglich machen, den Kontext des beschriebenen Projektes zu verstehen. Spitz formuliert: Schoeneborn zeigt, dass das Präsentationsprogramm mit seinen jeweiligen Charakteristiken die Art und Weise bestimmt, wie in Organisationen kommuniziert wird und wie Informationen weitergegeben werden. Und eben nicht andersherum.

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Es wäre jedoch zu einfach, die negativen Effekte von PowerPoint lediglich der Software zuzuschreiben. Vielmehr hat es jeder Nutzer selbst in der Hand, PowerPoint kreativ und kontextabhängig zu nutzen. Hier ist besonders die Unterscheidung zwischen der Nutzung als Unterstützung in Face-to-Face Präsentationen oder als digital zu versendende (Projekt-) Dokumentation wichtig. Wenn sich beide Arten der Nutzung vermischen, leidet die Qualität, da der Umfang der Informationen für eine Präsentation meist zu hoch, und für eine detaillierte Dokumentation viel zu gering ist (Yates & Orlikowski, 2007). Geht es hingegen darum, Argumente in Form von Listen gegenüberzustellen, Berichte mit Visualisierungen zu bereichern oder Theorien mit Graphen zu erläutern, ist PowerPoint sicherlich das ungeschlagene Medium. Dann können im Sinne einer „Multimedia Performance“ durch die Präsentationsform kritische und aktive Reaktionen aus der Zielgruppe hervorgelockt werden. Dies wird in unserer Gesellschaft, in der multimediale Erlebnisse zum Alltag gehören, immer wichtiger (Gabriel, 2008).

Es gilt also: Auch wenn es manchmal so scheint – es muss nicht immer PowerPoint sein. Und auch wenn es bequem ist, sollten wir seine Nutzung öfter mal hinterfragen.

Columbia Accident Investigation Board. 2003. United States Columbia Accident Investigation Board Report, Vol. 1 (August). National Aeronautics and Space Administration,Washington, DC.

Gabriel, Y. (2008). Against the tyranny of PowerPoint: Technology-in-use and technology abuse. Organization Studies, 29, 255–276.

Kaplan, S. (2011). Strategy and Powerpoint: An inquiry into the epistemic culture and machinery of strategy making. Organization Science, 22, 320–346.

Presidential Commission On Space Shuttle Challenger, and W. P. Rogers. „Report of the presidential commission on the space shuttle challenger accident.“ (1986).

Schoenborn, D. (2013). The Pervasive Power of PowerPoint: How a Genre of Professional Communication Permeates Organizational Communication. Organization Studies, 34(12), 1777-1801.

Tufte, E. R. (2003). The cognitive style of PowerPoint. Cheshire, CT: Graphics Press.

Yates, J., & Orlikowski, W. J. (2007). The PowerPoint presentation and its corollaries: How genres shape communicative action in organizations. In M. Zachry & C. Thralls (Eds.), The cultural turn: Communicative practices in workplaces and the professions (pp. 67–92). Amityville, NY: Baywood.

 |  Verfasst von Greta Müller und Luisa Lingemann

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11.11.2017

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